一、目的

  為了規(guī)范公司的物資采購流程，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本規(guī)定。

二、適用范圍

適用于公司所有物資的采購，含物料、低值易耗品、辦公用品等。

三、職責(zé)

1.工程部負(fù)責(zé)申請?zhí)峁┎少忢?xiàng)目物資的標(biāo)準(zhǔn)、材料規(guī)范,涉及儀器儀表應(yīng)提供型號、規(guī)格及網(wǎng)上截圖。

2.各部門在每月25日前提出下月采購計(jì)劃申請，報送辦公室（經(jīng)營）匯總。

3.日常物資由辦公室（經(jīng)營）負(fù)責(zé)采購，辦公室（經(jīng)營）應(yīng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價，擇優(yōu)在執(zhí)行董事口袋助理同意情況下采購。

4.特殊和大型設(shè)備和物資的采購由公司董事會商議決定。

5.未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)，任何個人不能擅自與供應(yīng)商簽訂采購合同及采購。

四、程序

 1.采購申請

1.1各部門每月25日前提交下月《需求計(jì)劃》，辦公室根據(jù)庫存情況于每月30日前編制下月《采購計(jì)劃》，采購計(jì)劃由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

1.2其他未列入《采購計(jì)劃》的急需物資，由急需部門提出申請，填寫《材料申請單》，（申請單必須注明使用工程名稱、材料規(guī)格及型號、數(shù)量）報部門副總經(jīng)理審核，執(zhí)行董事審批，再交采購人員執(zhí)行。對于非標(biāo)物質(zhì)或需要定制產(chǎn)品時由執(zhí)行董事書面授權(quán)工程部人員可自行采購。

1.3大批量或固定資產(chǎn)采購必須根據(jù)各項(xiàng)目的需求，由公司董事會討論決定，經(jīng)董事會審批后，方可采購。

   2.采購

2.1辦公室主管采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的《采購計(jì)劃》和《材料申請單》實(shí)施采購。

2.2辦公室主管采購人員在執(zhí)行采購訂單時，必須采集收錄市場信息，嚴(yán)格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)、比價、比信譽(yù)，擇優(yōu)選購。大于200元以上物質(zhì)辦公室將綜合比較方案經(jīng)董事會批準(zhǔn)后實(shí)施。

2.3原則上每批采購額大于5千元或需預(yù)付款的采購項(xiàng)，應(yīng)事先簽訂合同，以保證價格、供應(yīng)量、質(zhì)量、到貨期限。

2.4對于低于200元小額低值易耗品和辦公室用品的采購，采購部門在總經(jīng)理同意后直接執(zhí)行采購計(jì)劃。

2.5辦公室主管人員根據(jù)已經(jīng)簽訂的《采購合同》和交付日期通知供應(yīng)方供貨，并跟蹤、監(jiān)控供方交貨情況。

2.6所有的《采購合同》和《采購計(jì)劃》，辦公室留存一份原件，必要并送一份給財務(wù)部留存，以便核對發(fā)票和應(yīng)付帳款。

3.驗(yàn)收

3.1物料到達(dá)倉庫后，市場部做好入庫臺賬并及時書面（驗(yàn)收單）通知使用部門驗(yàn)收，驗(yàn)收人員必須按“驗(yàn)收單”的內(nèi)容，核對供應(yīng)方送來的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和送貨單發(fā)票清查無誤后，在二天之內(nèi)辦理收料。

3.2如有箱、柜包裝的機(jī)器、工具等物料時，使用部門依“裝箱單”、“申請單”記載內(nèi)容打開箱、柜，逐一核對名稱、規(guī)格、數(shù)量，并將接貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“驗(yàn)收單”。驗(yàn)收后，將驗(yàn)收單提交辦公室，辦公室負(fù)責(zé)入庫記賬，及出庫記賬。

 3.4使用部門開箱（柜）后，如發(fā)現(xiàn)包裝物品與“裝箱單”和“申請單”所記載的內(nèi)容不符時，及時通知物資采購部門參與處理。

3.5 如采購的物品因?yàn)橘|(zhì)量問題，造成工程延誤和損失的，經(jīng)初步計(jì)算損失在3000元以上，工程部應(yīng)及時通知采購部門，公司辦公會討論鑒定核實(shí)后，追溯索賠。

3.6 驗(yàn)收不合格的材料，經(jīng)工程部核實(shí)、落實(shí)處理對策，并轉(zhuǎn)采購部門做退貨處理。

4. 庫存盤點(diǎn)

工程部資料員負(fù)責(zé)每天出庫領(lǐng)用，物資入庫和出庫都要由工程部資料員發(fā)貨及時登記出庫帳簿，（特殊情況使用部門先領(lǐng)用，后辦理臺賬補(bǔ)登記）工程部資料員負(fù)責(zé)保管按月核對帳目，按時填報材料購入、消耗日報表，辦公室主管及工程部資料員每月各須盤點(diǎn)一次，做到帳帳相符、賬物相符、賬卡相符、卡物相符。

 五、 其他

1.公司財務(wù)在費(fèi)用報銷時必須審核大于200元以上資金使用有用款申請單。

2、原則上本制度每一年修訂一次，遇特殊情況時經(jīng)授權(quán)審批后可隨時進(jìn)行修改。

3.本制度由總經(jīng)理授權(quán)辦公室負(fù)責(zé)解釋。

                                      上海吉劭建設(shè)工程有限公司