第一條  總則

一、為了加強對公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。

二、本辦法適用于公司對行政、工程、財務(wù)等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。

三、職責(zé)分工

（一）辦公室直接管理公司的文書檔案、實物檔案，對各財務(wù)、各項目部檔案進行收集及歸檔。

（二）財務(wù)部在遵照本制度和財務(wù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負責(zé)公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監(jiān)督、檢查。

（三）各部門（項目部）負責(zé)人配合辦公室將本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。

四、檔案的分類：

公司檔案分為五大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、經(jīng)營（合同）檔案、工程資料。辦公室負責(zé)公司文件、人事、工程檔案歸檔，經(jīng)營（財務(wù)）部負責(zé)經(jīng)營合同及會計檔案歸檔。

第二條  檔案立卷、歸檔

一、辦公室主管應(yīng)定期（每月一次）進行檔案的收集及檢查。

二、立卷歸檔的時間：

（一）各類法規(guī)、公司文件、甲方文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內(nèi)交辦公室主管，由辦公室負責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復(fù)印件。除了項目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。

（二）凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協(xié)議等，均應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料移交辦公室保管。

（三）在獲得證照后，除了“稅務(wù)登記證”在財務(wù)部保存外，公司的其它各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等）應(yīng)在辦公室保存。項目的各類批文、證照原件，在辦理結(jié)束后30天內(nèi)移交辦公室保存。

三、立卷歸檔的要求

（一）歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

（二）案卷要求

1、歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊；

2、歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。

四、交接檔案的要求

（一）交接的資料必須完整；

（二）交接的資料必須準確，務(wù)必真實，數(shù)據(jù)準確可靠，簽字手續(xù)完備；

（三）歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復(fù)寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需分管副總經(jīng)理批準；

（四）交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責(zé)完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理審批方可歸檔；

（五）檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標準；

（六）卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始（如無編號，需手寫）；   

（七）交接資料時必須當(dāng)面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負責(zé)人簽字。（如有需要可提供電子版）。

（八）對工程資料檔案的特殊要求：

1、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)采用A4幅面（297mm*210 mm），圖紙應(yīng)采用國家標準圖幅（圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍圖）；

2、用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄要露在外面；

3、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章；

4、文字材料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

第三條  檔案的保管

一、歸檔后的檔案由辦公室統(tǒng)一保管。各部門、項目部臨時保管的檔案應(yīng)設(shè)專用檔案柜，并由部門負責(zé)人或項目經(jīng)理負責(zé)保管。

二、檔案資料要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。

三、辦公室要嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情況。

四、檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。

第四條  檔案的借閱和保密

一、檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng)公司負責(zé)人批準；重要檔案（機密文件、證照等），需經(jīng)公司董事長批準。

二、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。

三、借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應(yīng)積極配合、協(xié)助，嚴禁擅離崗位。

四、借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司經(jīng)查證屬實后給予“嚴重警告處分”。逾期歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。

五、檔案的保密：

（一）檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全；

（二）檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求；

（三）經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責(zé)任；

第五條  檔案鑒定和移交

一、公司人事行政部檔案管理員、各部門、項目部專（兼）職檔案管理員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。

二、檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由公司人事行政部和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

三、檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。

第六條  附則

一、本公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。

二、辦公室應(yīng)積極開展檔案收集研工作，積極配合公司編寫大事記、組織機構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務(wù)。

三、公司所屬的各項目部的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。

四、本辦法由辦公室負責(zé)解釋。

五、本辦法自頒布之日起施行。